Faxversand – Regeln & Hinweise

Grundsätzliches zum Telefax-Dienst

Im Gegensatz zur Briefpost handelt es sich beim Telefax um eine Art offener Zustellung. Deshalb müssen bei einem Versand von personenbezogenen Daten per Fax Maßnahmen getroffen werden, die verhindern, dass bei der Übertragung diese Daten unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder gelöscht werden können. So kommt es beispielsweise immer wieder zu Fehlübertragungen. Als häufigste Ursache dafür ist meist menschliches Versagen verantwortlich, etwa nicht erkannte Tippfehler bei der Eingabe der Zielnummer.

Um dem Risiko eines Fehlversands zu begegnen, sollte sich der Absender deshalb, dort wo Zweifel angebracht sind, vor dem Versand durch einen Anruf vergewissern, ob er mit der ihm bekannten Fax-Nummer auch den richtigen Adressaten erreicht.

Soweit technische Hilfsmittel dafür vorhanden sind, ist von ihnen Gebrauch zu machen. Dazu einige Beispiele:

  • Um Fehler bei der Zielnummerneingabe zu vermeiden, können die Zielnummern eingespeichert werden.
  • Ist der Fax-Anschluss an eine Nebenstellenanlage angeschlossen, kann eine Nebenstellennummer verwendet werden, die möglichst wenig Spielraum für Fehleingaben durch den Absender zulässt (Vermeidung ähnlicher Fax-Nummern bei anderen Stellen, soweit das bekannt ist).
  • Zum Schutze gegen unbefugte Kenntnisnahme auf dem Übertragungsweg oder im Falle einer Fehlleitung kann das Fax durch den Einsatz von Zusatzkomponenten am Fax-Gerät verschlüsselt werden. Eine Entschlüsselung ist dann nur dem rechtmäßigen Empfänger möglich. Dies setzt aber voraus, dass der Empfänger über entsprechende Vorrichtungen verfügt, die es ihm gestatten, den Text wieder zu entschlüsseln. Hierzu sind entsprechende, nicht ganz billige Zusatzeinrichtungen bei Absender und Empfänger erforderlich. Diese Investitionen lohnen sich damit nur bei einem regelmäßigen Fax-Austausch zwischen zwei bestimmten Stellen.

 

Da derartige Vorrichtungen bei einem Fax-Versand mittels PC aufgrund des verwendeten Protokolls derzeit nicht zur Verfügung stehen, muss – außer wenn dadurch in einem Notfall eine nicht zumutbare Zeitverzögerung entstehen würde – ein Versand sensibler personenbezogener Daten online per Fax unterbleiben.

Als weitere Möglichkeit zur Gewährleistung der Sicherheit bei der Datenübertragung könnten identifizierende personenbezogene Merkmale durch ein Pseudonym ersetzt und die Zusammenführung von Pseudonymen und personenbezogene Daten auf einem getrennten Weg (z. B. mittels Telefon) durchgeführt werden. Dies stellt allerdings einen erheblichen organisatorischen Aufwand dar.

Für eine ordnungsgemäße Abwicklung des Telefax-Dienstes empfiehlt es sich, zusätzlich folgende technische und organisatorische Maßnahmen einzuhalten:

  1. Das Deckblatt eines Telefaxes muss den Absender, die genaue Anschrift des Empfängers sowie die Anzahl der zu übertragenden Seiten enthalten.
  2. Die Übertragungsprotokolle sind für interne Beweissicherungszwecke über einen bestimmten Zeitraum (zumindest 1 Jahr) aufzubewahren. Wegen mangelhafter Manipulationssicherheit haben sie vor Gericht allerdings keine Beweiskraft (siehe Urteil des OLG München vom 16.12.1992).
  3. Die Telefax-Geräte sind so aufzustellen, dass nur Befugte ankommende Dokumente an sich nehmen und vom Inhalt auslaufender Dokumente Kenntnis erhalten können. Gegebenenfalls sind Geräte zu verwenden, die durch mechanische Vorrichtungen (z.B. Hauben o.ä.) verhindern, dass Unbefugte Zugriff auf angekommene Telefaxe erhalten.
  4. Bei Rückgabe geliehener oder geleaster Geräte ist zu kontrollieren, ob alle Speicher (Faxe, Sendeprotokolle, Kurzwahlnummern) gelöscht wurden, damit keine behördenspezifischen Informationen an den nächsten Benutzer weitergegeben werden.

Sicherheitsmaßnahmen

Vor dem Versand von schutzwürdigen Daten mit dem Telefax-Dienst muss geprüft werden, ob diese Versandart wirklich erforderlich und nicht eine andere Versandart angemessener und/oder verfügbar ist.

Vor dem Absenden eines Telefaxes hat der Absender zu prüfen, ob er die richtige Zielnummer gewählt hat. Die Zielnummer erscheint vor dem Absenden im Display des eigenen Gerätes.

Vor dem Absenden eines Telefaxes ist ebenfalls sicherzustellen, dass die Protokollfunktion aktiviert ist.

Nach dem Versenden eines Telefaxes hat der Absender das Protokoll zu prüfen, um sicherzustellen das die richtige Zielnummer angewählt wurde.

Wird ein Fehlversand festgestellt, ist sofort der nächste Vorgesetzte zu benachrichtigen.

Diese Sicherheitshinweise sind im folgenden PDF-Dokument zusammengefasst. Dieses Dokument sollte heruntergeladen, ausgedruckt und neben den jeweiligen Fax-Stationen sichtbar ausgehängt werden. Mitarbeiter sind vor der erstmaligen Nutzung auf die beschriebene Vorgehensweise hinzuweisen.

Fernmeldegeheimnis

Im Bereich der Telekom unterliegt das Telefax dem Fernmeldegeheimnis. Der Inhalt des Telefaxes wird bei der Telekom auf dem Übertragungswege im Regelfall nicht zwischengespeichert. Das Fernmeldegeheimnis endet, sobald ein Dokument dem Adressaten zugestellt wurde.

Im Ernstfall

Sollte ein Fax fehlgeleitet werden, sollte der betreffende Mitarbeiter umgehend seinen unmittelbaren Vorgesetzten informieren, damit dieser mit dem Empfänger des fehlgeleiteten Dokuments Kontakt aufnehmen kann. Es ist zu erfragen, ob man das Fax entweder per gesichertem Postweg oder evtl. (falls möglich) vor Ort abholen kann. Somit ist zumindest nachweislich gesichert, dass die Daten nicht weitergegeben werden.